MAKALAH KAS KECIL

SITIHANIFAHAP.BLOGSPOT

DAFTAR  ISI

Kata Pengantar…………………………………………………………………………….…………..i

Daftar isi……………………………………………………………………………………………….ii

BAB I

Pendahuluan……………………………………………………………………………………….iii

Latar Belakang…………………………………………………………………………………….iv

Tujuan……………………………………………………………………………………………..v

Manfaat……………………………………………………………………………………………v

BAB II

Pembahasan………………………………………………………………………………………..1

Kas Kecil…………………………………………………………………………………………..1

Administrasi Kas Kecil…………………………………………………………………………....5

Mutasi Dana Kas Kecil……………………………………………………………………………8

BAB III  Penutup 

Kesimpulan ………………………………………………………………………………………11

       Saran…………………………………………………………………………….………………..11

Daftar Pustaka…………………………………………...………………………………………..12

BAB 1

PENDAHULUAN

A.     Latar Belakang

Dengan adanya kas maka bisa mengetahui proses terjadinya pengelolaan uang. Dengan kas ini masyarakat tahu betapa pentingnya hal tersebut. Oleh karena itu, hal ini menjadi peranan yang penting untuk dipahami. Semua ini agar dimudahkan untuk penerapan kegunaan kas.

Agar kas tidak membuat kesulitan digunakan maka diperlukan tata cara yang tepat. Setelah dimengerti fungsi dan kegunaannya. Oleh karenaitu, harus dilakukan penerapan atau pengunaan kas yang tepat. Sisitem ini harus diterapkan dalam kehidupan sehari-hari. Agar tidak binggung saat menerapkan kas yang ada. Berdasarkan latar belakang diatas penulis tertarik mengangkat judul “ Kas dan Bagian-bagiannya”.

Kas merupakan aktiva yang paling lancar dibanding aktiva lainya. Oleh sebab itu, kas merupakan aktiva yang digemari untuk dicuri, dimanipulasi, dan diselewengkan. Dalam neraca, kas selalu disajikan dalam urutan yang utama, setelah itu barulah diikuti dengan akun piutang usaha, dan selanjutnya sesuai dengan urutan likuiditasnya.

Kas kecil atau petty cash adalah uang yang dicadangkan oleh entitas bisnis/perusahaan untuk pembayaran pengeluaran-pengeluaran yang bersifat rutin namun jumlah nominalnya relatife kecil, serta tidak material.

B.     TUJUAN

Tujuan dibuatnya makalah kas kecil adalah untuk memenuhi tugas mata pelajaran Akutansi. Dan agar siswa tahu dan memperluas pengetahuan tentang kas kecil, kegunaan, cara pencatatan kas kecil, administrasi dana , dan mutasi dana kas kecil.

D.     MANFAAT

1.      Manfaat Teoritis

Makalah ini diharapkan dapat mengembangkan teori keilmuan di bidang Akuntansi khususnya tentang Kas dan Bagian-bagianya.

2.      Manfaat Praktis

Makalah ini diharapkan dapat memberikan pengetahuan pelajar maupun masyarakat terhadap penggunaan kas.

BAB II

PEMBAHASAN

A.Pengertian Kas Kecil atau Definisi Petty Cash

Pengertian Kas kecil atau petty cash adalah uang yang dicadangkan oleh entitas bisnis/perusahaan untuk pembayaran pengeluaran-pengeluaran yang bersifat rutin namun jumlah nominalnya relatife kecil, serta tidak material.

Petty Cash mempunyai beberapa karakteristik yaitu :

·      Jumlah nominalnya dibatasi, tidak lebih ataupun tidak kurang dari jumlah nominal tertentu yang sudah ditetapkan oleh manajemen perusahaan. Tentunya masing - masing perusahaan menetapkan jumlah nominal yang berbeda beda sesuai dengan kebijakan dan skala operasional perusahaan.

·      Digunakan untuk mendanai transaksi yang bernominal kecil yang rutin terjadi setiap hari, ribet juga kan kalau misalnya ada keperluan seperti keperluan ATK yang jumlahnya tidak seberapa dan tiap saat selalu keluar biayanya jika harus mengambil uang harus berprosedur prosedur dulu?

Tujuan Kas Kecil

Ada beberapa tujuan dibentuknya Kas Kecil, berikut diantaranya:

·         Menangani masalah perlengkapan/perbekalan kantor yang dialami oleh suatu bagian di kantor

·         Menghindari cara pembayaran yang tidak ekonomis juga tidak praktis atas pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan mendadak.

·         Meringankan beban staff karyawan dalam memberikan pelayanan secara maksimal kepada pelanggan juga termasuk kepada relasi bisnis pimpinan. 

·         Mempercepat aktivitas atasan yang menggunakan dana secara mendadak dan juga tidak terencana sebelumnya.

Pembayaran Kas Kecil

Pembayaran melalui kas kecil dilakukan untuk suatu hal seperti berikut:

·         Pengeluaran kas kecil biasanya telah ditentukan batas maksimalnya setiap terjadi pengeluaran

·         Pengeluaran tidak diperbolehkan untuk pemberian pinjaman (utang) kepada staf

·         Bukti pengeluaran kas kecil harus ditanda-tangani oleh bagian pemengang petty cash

·         Apabila ada bukti pembayaran, semisal kuitansi, faktur atau bukti pendukung yang lain harus dilampirkan juga pada bukti pengeluaran kas.

Pengisian Kas Kecil

Jadi apabila jumlah nominal uang yang terdapat dalam akun kas kecil telah menipis, maka dana kas kecil harus diisi lagi dengan cara sebagai berikut:

·         Pemegang petty cash mengajukan permintaan kepada bendahara kas

·         Pemegang petty cash menyiapkan daftar pengeluaran yang telah dilampiri bukti transaksi atas pengeluaran kas kecil.

·         Jika telah sesuai dengan ketentuan, bendahara kas memberikan tanda persetujuan kepada formulir permintaan tersebut dan memberi dana sebesar jumlah nominal kas kecil yang sudah dikeluarkan.

B.     ADMINISTRASI DANA KAS KECIL

·         Pengeluaran kas yang dilakukan perusahaan umumnya meliputi pengeluaran untuk pembayaran utang, dan operasional lainnya. Pembayaran digunakan dengan menggunakan kas kecil.

·         Tujuan pembentukan dana kas kecil adalah membantu kasir (petugas kas kecil) dalam pengelolaan keuangan untuk keperluan rutin perusahaan.

    1.      Pengertian dana kas kecil

·         Dana kas kecil adalah sejumlah uang kas atau uang tunai yang disediakan perusahaan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relative kecil dan tidak ekonomis bila dibayar dengan cek. Misalnya: pembelian materai, perangko, rekening telepon, rekening listrik, rekening air, perlengkapan kantor, biaya keamanan, dan biaya kebersihan.

·         Dana kas kecil diserahkan kepada juru bayar kas kecil perusahaan yang akan bertanggung jawab penuh atas pengeluaran dan penggunaan dana kas kecil. Hal ini dilakukan untuk menjaga kelancaran penggunaan dana kas kecil dan menghindari bentuk penyelewengan. Pengisian dana kas kecil dapat dilakukan berdasarkan permintaan pemegang dana kas kecilsudah menipis atau dapat pula dilakukan secara periodik.

2.      Peralatan yang dibutuhkan untuk pengelolaan dana kas kecil

Untuk dapat mengelola adm inistrasi dana kas kecil, peralatan yang dibutuhkan antara lain:

Ø  Formulir permintaan pengisian kembali dana kas kecil

Ø  Formulir permintaan pengeluaran kas kecil

Ø  Jurnal pengeluaran kas

Ø  buku jurnal kas kecil

Ø  buku laporan penggunaan dana kas kecil

Ø  bukti pengeluaran kas kecil

Ø  alat tulis dan alat hitung

3.      Prosedur pengelolaan dana kas kecil

Pengelolaan dana kas kecil merupakan proses pengelolaan bukti transaksi dana kas kecil sampai pencatatan buku kas kecil. Beberapa prosedur pengelolaan kas kecil antara lain sebagai berikut:

a.       Pembentukan dana kas kecil

Dana kas kecil dibentuk berdasarkan surat keputusan kepala bagian keuangan. Dalam perusahaan yang memiliki standar prosedur operasional, semua jenis pengeluaran kas melibatkan bagian utang sehingga unit organisasi yang terlibat dalam prosedur pembentukan dana kas kecil adalah bagian utang, bagian kasir, bagian jurnal dan laporan, serta pemegang dana kas kecil. Tugas masing-masing bagian adalah sebagai berikut:

1)      bagian utang

2)      bagian kasir

3)      bagian jurnal dan laporan

4)      pemegang dana kas kecil

b.      Pengeluaran dana kas kecil

formulir yang digunakan dalam pengeluaran dana kas kecil terdiri atas formulir surat permintaan pengeluaran dana kas kecil dan bukti pengeluaran kas kecil. Pihak yang terlibat dalam pengeluaran atau penggunaan dana kas kecil adalah penggunadana kas kecil dan pemegang dana kas kecil. Kegiatan masing-masing pihak adalah sebagai berikut:

1)      Pemakai dana kas kecil

a)      mengisi surat permintaan pengeluaran dana kas kecil sebanyak dua lembar untukselanjutnya diserahkan kepada pemegang dana kas kecil.

b)      menerima uang tunai dan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar pertama dari pemegang dana kas kecil.

c)     mengumpulkan bukti-bukti penggunaan dana kas kecil untuk dijadikan pendukung bukti     pengeluaran kas kecil.

d)     mengisi formulir bukti pengeluaran kas kecil berdasarkan data bukti pendukung.

e)     menyerahkan bukti pengeluaran kas kecil, bukti-bukti pendukung dan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar pertama kepada pemegang dana kas kecil untuk ditukar dengan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar kedua.

f)       menerima surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar kedua yang telah dicap lunas dari pemegang dana kas kecil untuk diarsipkan.

2)      Pemegang dana kas kecil

a)      menerima surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 1 dan 2 dari bagian yang memerlukan dana (pemakai).

b)      menyerahkan uang tunai dan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 1 kepada   pemakai dana kas kecil.

c)      menerima bukti pengeluaran kas kecil, bukti pendukung dan surat permintaan pengeluaran kas kecil lembar 1 dari pemakai dana kas kecil sebagai bukti pertanggungjawaban.

d)     membubuhkan cap lunas pada bukti pengeluaran kas kecil, bukti-bukti pendukung dan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 1 dan 2.

e)     menyerahkan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 2 yang telah dicap lunas kepada pemakai dana kas kecil.

f)      menyiapkan bukti pengeluaran kas kecil, bukti-bukti pendukung dan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 1. Dokumen-dokumen tersebut diserahkan kepada bagian utang pada saat pengajuan permintaan pengisian kembali dana kas kecil.

c.       Pengisian kembali dana kas kecil

Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan apabila sisa dana kas kecil dipandang tidak akan cukup untuk memenuhi permintaan bagian-bagian pemakai dana kas kecil. Formulir dan dokumen yang diperlukan dalam pengisian dana kas kecil terdiri atas formulir permintaan pengisian kembali dana kas kecil, formulir bukti pengeluaran kas, dan bukti pengeluaran kas kecil beserta dokumen pendukungnya. Pihak-pihak yang terlibat dalam pengisian kembali dana kas kecil adalah pemegang dana kas kecil, bagian utang, bagian kasir, serta bagian jurnal dan laporan.

C.     MUTASI DANA KAS KECIL

Pada Mutasi atau peerubahan kas pada dasarnya terjadi akibat adanya penerimaan dan pengeluaran dana. Dana kas kecil diterima dari kas umum dan dikeluarkan melalui bagian-bagian pemakai dana.

                                              

1.      Transaksi yang mengakibatkan terjadinya mutasi dana kas kecil

Transaksi yang mengakibatkan terjadinya mutasi dana kas kecil adalah sebagai berikut:

a.       transaksi pembentukan dana kas kecil sebesar jumlah menurut keputusan kepala bagian keuangan, dokumen transaksi tersebut adalah sebagai berikut:

         bukti pengeluaran kas yang dibuat oleh bagian utang

         surat keputusan kepala bagian keuangan sebagai dokumen pendukung

b.      transaksi pemakaian dana kas kecil melalui bagian-bagian pemakai dana, dokumen traksaksi tersebut adalah sebagai berikut:

ü  bukti pengeluaran dana kas kecil yang dibuat bagian-bagian pemakai dana

ü  bukti-bukti penggunaan dana seperti nota kontan, dan kuitansi yang dibuat pihak luar perusahaan sebagai dokumen pendukung.

ü  surat permintaan pengeluaran dana kas kecil yang dibuat bagian-bagian pemakai sebagai dokumen pendukung

c.       transaksi pengisian kembali dana kas kecil, dokumen transaksi tersebut adalah sebagai berikut:

ü  bukti pengeluaran kas yang dibuat bagian utang.

ü  surat permintaan pengisian kembali dana kas kecil sebagai dokumen pendukung, dibuat oleh bagian-bagian pemegang dana kas kecil

ü  bukti pengeluaran kas kecil sebagai dokumen pendukung, dibuat oleh bagian-bagian pemakai dana kas kecil

2.     Dokumen/bukti pengelolaan dana kas kecil

Setiap transaksi yang akan memengaruhi posisi saldo kas kecil, harus dicatat kedalam dokumen yang digunakan untuk mengelola administrasi dana kas kecil.

Identifikasi mutasi dana kas kecil harus didukung oleh bagian-bagian yang berkaitan dengan mutasi tersebut, agar pertanggungjawaban penggunaan dana kas kecil lebih jelas. Dokumen-dokumen yang berkaitan dengan dana kas kecil adalah sebagai berikut:

a.       dokumen/bukti penerimaan kas

b.      dokumen/bukti pengeluaran kas kecil

c.       bukti kas keluar (BKK)

d.      permintaan pengeluaran kas kecil (PPKK)

e.       bukti pengeluaran kas kecil (BPKK)

f.       permintaan pengisian kembali kas kecil (PPKKK)

Metode pencatatan Kas Kecil 

      Metode Imprest

     Adalah metode pembukuan kas kecil dimana jumlah rekening kas kecil selalu tetap. Setiap terjadi pengeluaran, pemegang kas kecil tidak langsung melalukan pencatatan, tapi hanya mengumpulkan bukti-bukti pengeluarannya.

Pada waktu yang telah ditetapkan, bila dana kas kecil sudah hampir habis baru dilakukan pembukuan berdasarkan bukti-bukti pengeluaran, kemudian pemegang kas kecil mengajukan pembentukan dana kas kecil kepada bendahara kas yang besarnya sesuai dengan pembukuan dan bukti-bukti pengeluaran, sehingga dana kas kecil tetap dalam jumlah semula.

Langkah-langkah operasional metode imprest sbb:

1.      Pembentukan dana kas kecil dimana pemegang kas kecil diserahi sejumlah uang tunai untuk pembayaran pengeluaran-pengeluaran yang diprediksikan dapat memenuhi kebutuhan dalam jangka waktu tertentu.

2.      Dana kas kecil digunakan untuk pembayaran pengeluaran-pengeluaran . 

3.      Setelah dana kas kecil habis, kasir kas kecil melakukan pembentukan dana kas kecil kembali yaitu dengan mengisi sebesar jumlah pengeluaran.

Keuntungan metode imprest :

·         Menghemat waktu bagi kasir kas kecil, karena tidak diganggu setiap kali terjadi pembelian atau pengeluaran kas kecil.

·         Menghemat waktu dalam pembukuan pengeluaran rekening nominal.

 contoh jurnal kas kecil dengan menggunakan metode imprest adalah sebagai berikut

1	Kas Kecil		Rp xxx,-
		Kas		Rp xxx,-
	(Jurnal Untuk Mencatat Pembentukan Kas Kecil)
2	Pada saat terjadi pengeluaran pada kas kecil perusahaan tidak mencatat dalam jurnal laporan keuangan. Perusahaan hanya menyimpan faktur pembelian atas sejumlah kas yang dikeluarkan. Pembelian dan biaya dicatat ketika perusahaan mengisi kas kecil kembali
3	Beban Perlengkapan Kantor		Rp xxx,
	Beban Perangko		Rp xxx,
	Beban Representasi		Rp xxx,-
		Kas		Rp xxx,-
	(Jurnal mencatat beban perusahaan apabila perusahaan mengisi kas kecil kembali)
4	Kas		Rp xxx,-
		Kas Kecil		Rp xxx,-
	(Jurnal Untuk penutupan Kas Kecil Perusahaan pada akhir periode)

Metode Fluktuasi

      Pengisian kas kecil pada waktu tertentu selalu sama setiap terjadi pengeluaran. Pemengang kas kecil harus melakukan pencatatan  dengan mengkredit kas kecil setiap terjadi pengeluaran kas kecil.

Karena pengeluaran setiap periode tidak sama, sedangkan pengisian dana kas kecil pada setiap periode dalam jumlah yang sama, maka jumlah rekening kas kecil akan selalu berubah sesuai dengan fluktuasi pengeluaran yang terjadi.

•  Kas Kecil                                   Rp. Xxx

         Bank                                                                 Rp. xxx

     (mencatat pembentukan Dana Kas Kecil)

• Beban langganan Surat Kabar     Rp. xxx

        Kas Kecil                                     Rp. xxx 

(Mencatat pembayaran Langganan surat Kabar Pada Surat kabar “langganan”)

•  Beban Listrik                         Rp. xxx

         Kas Kecil                                                     Rp. xxx

    (membayar beban Listrik)

• Kas Kecil                           Rp. xxx

      Bank                                                                Rp. xxx

(Mencatat pengisian Kembali kas kecil)